A.Pengorganisasian Struktur
Manajemen
1. Pengertian Struktur Organisasi?
Struktur organisasi adalah susunan
komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi
menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau
kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi).
Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan
spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
Struktur
Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi
diolah. Struktur organisasi terdiri atas unsur spesialisasi kerja,
standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan
keputusan dan ukuran satuan kerja.
2. Pengorganisasian sebagai fungsi dari
manajemen, meliputi:
·
Struktur Formal
Organisasi formal adalah
kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan
bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh :
Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.
·
Struktur Informal
Organisasi informal adalah
kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta
tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar
bersama anak-anak SD, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan
lain-lain.
3. Cantumkan contoh Struktur Organisasi
dari sebuah Perusahaan?
4. Manfaat Struktur Fungsional dan
Struktur Divisional?
Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen menurut
kesamaan keterampilan dan aktivitas-aktivitas kerja. Dengan struktur
fungsional, organisasi membentuk divisi-divisi semi otonom, dimana setiap
divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Masing-masing
divisi mengembangkan strategi tingkat unit bisnis dan memiliki fungsi produksi,
pemasaran, akuntansi dan fungsi lainnya. Manajer fungsi melapor pada manajer
divisi yang kemudian melapor pada manajer korporat.
Pembagian divisi pada umumnya dilakukan atas dasar produk,
geografis, dan pasar/pelanggan. Struktur fungsional mengelompokkan
fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk suatu satuan
organisasi. Individu yang memiliki keahlian yang sama dikelompokkan bersama. Struktur
fungsional terdiri dari fungsi-fungsi utama organisasi, yaitu: produksi,
pemasaran, keuangan, dan personalia/SDM.
Kelebihan:
·
Menciptakan
efisiensi melalui spesialisasi
·
Memusatkan
keahlian organisasi
·
Memudahkan
manajer dalam melakukan monitoring dan mengevaluasi kinerja karyawan
·
Memerlukan
koordinasi internal yang minimum
·
Meminimumkan
duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya
·
Sesuai
untuk lingkungan yang stabil
Tipe
Struktur Fungsional
Mendesain struktur berdasar fungsi-fungsi yang ada dalam
suatu organisasi/divisi/sub divisi. Misal fungsi niaga, fungsi SDM dan fungsi
teknik. Tipe ini memiliki kelebihan seperti berikut:
·
Mempromosikan
ketrampilan yang terspesialisasi
·
Mengurangi
duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas
·
Memberikan
kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis
Dan
tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut:
·
Lingkungan
stabil
·
Tugas
bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi
·
Mengutamakan
efisiensi dan kapabilitas fungsional
Namun
tipe fungsional juga memiliki sejumlah keterbatasan, seperti :
·
Menekankan
pada rutinitas tugas — kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang
·
Menumbuhkan
perspektif fungsional yang sempit
·
Mengurangi
komunikasi dan koordinasi antar fungsi
·
Menumbuhkan
ketergantungan antar-fungsi — dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian
jadwal kerja menjadi sulit dilakukan
Struktur fungsional – jenis struktur organisasi ini
mengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan
profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi. Bagan
organisasi untuk organisasi berbasis fungsional terdiri dari Vice President,
Sales department, Customer Service Department, Engineering atau departemen
produksi, departemen Akunting dan Administratif .
Struktur Divisional. Ini adalah jenis struktur yang
berdasarkan divisi yang berbeda dalam organisasi. Struktur-struktur ini
dibagi ke dalam: Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah
berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan
keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan
keterampilan.
1. Struktur produk – struktur sebuah
produk berdasarkan pada pengelolaan karyawan dan kerja yang berdasarkan jenis
produk yang berbeda. Jika perusahaan memproduksi tiga jenis produk yang
berbeda, mereka akan memiliki tiga divisi yang berbeda untuk produk tersebut.
2. Struktur pasar – struktur pasar
digunakan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan pasar tertentu yang dituju
oleh perusahaan. Sebuah perusahaan bisa memiliki 3 pangsa pasar yang digunakan
dan berdasarkan struktur ini, maka akan membedakan divisi dalam struktur.
3. Struktur geografis – organisasi
besar memiliki kantor di tempat yang berbeda, misalnya ada zona utara, zona
selatan, barat, dan timur. Struktur organisasi mengikuti struktur zona wilayah.
Kelebihan:
·
Lebih
mudah dalam pengelolaannya karena memecah organisasi menjadi divisi yang lebih
kecil.
·
Memungkinkan
pembuatan keputusan strategis yang lebih luas dan konsentrasi penuh pada
tugas-tugas.
·
Tempat
latihan yang baik bagi para manajer strategik.
·
Manajer
dapat memilih struktur (produk, geografis, pasar) yang paling sesuai dengan
divisinya.
·
Sesuai
untuk lingkungan yang cepat berubah, tanggapan yang cepat pada perubahan karena
adanya.
5. Kerugian dari Struktur Fungsional dan
Struktur Divisional?
·
Struktur Fungsional
ü Menimbulkan kesulitan dalam
komunikasi dan konflik antar fungsi.
ü Menyebabkan kemacetan pelaksanaan
tugas yang sifatnya berurutan.
ü Memberikan respon yang lebih lambat
terhadap perubahan.
ü Anggota fungsi hanya berfokus pada
kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat
merugikan organisasi secara keseluruhan.
·
Struktur Divisional
ü Memungkinkan berkembangnya
persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara
tugas-tugas & prioritas-prioritas.
ü Kepentingan divisi mungkin
ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan.
ü Kebijakan divisi tidak konsisten
dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi.
ü Timbulnya masalah dalam alokasi
sumber daya dan distribusi biaya-biaya perusahaan.
ü Adanya duplikasi sumber daya dan
peralatan yang tidak perlu.
ü Duplikasi sumberdaya lintas divisi.
ü Kurang pendalaman teknis dan
spesialisasi dalam divisi-divisi.
ü Koordinasi yang buruk lintas divisi.
ü Kurangnya kendali sumberdaya
menajemen puncak.
ü Kompetesi untuk sumberdaya
perusahaan
B. Actuating dalam Manajemen
1. Pengertian Actuating dalam Manajemen?
·
George R. Terry :
“Actuating is setting all members of the group to want to achieve and to strike to achieve the objective willingly and keeping with the managerial planning and organizing effort.”
(Pengarahan adalah membuat semua anggota kelompok agar mau bekerjasama dan bekerja secara ikhlas
serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian).
·
Harold Koontz & Cyril O’Donnel :
“Directing and leading are the interpersonal aspec of commanding by which subordinate are led to understand and contribute effectively and
efficiency to the attainment of enterprise
objectives.”
(Pengarahan adalah hubungan antara aspek-aspek individual yang ditimbulkan oleh
adanya pengaturan terhadap bawahan-bawahan untuk dapat dipahami dan pembagian pekerjaan yang efektif untuk tujuan perusahaan yang nyata).
·
Malayu Hasibuan (2004:183) :
“Pengarahan adalah mengarahkan semua karyawan agar mau bekerjasama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan perusahaan.”
·
Siagian (1996:128) :
“Penggerakkan (motivating) adalah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.”
2. Pentingnya Actuating dalam Manajemen?
Fungsi
Actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan
orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang
berarti bila tidak diikuti dengan penggerakkan seluruh potensi sumber daya
manusia dan non-manusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang
harus dioptimalkan unyuk mencapai visi, misi, dan program kerja organisasi.
Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlan dan
kompetensi masng-masing SDM untuk mencapai visi, misi, dan program kerja
oranisasi yang telah ditetapkan.
3. Prinsip Actuting dalam Manajemen?
Ada
beberapa prinsip yang dilakukan oleh pemimpin perusahaan dalam melakukan
pengarahan yaitu:
·
Prinsip mengarah pada tujuan
·
Prinsip keharmonisan dengan
tujuan
·
Prinsip kesatuan komando
4. Jelaskan pentingnya mencapai
Actuating Managerial yang Efektif?
Dalam memimpin ada
kegiatan direction (perintah) dan motivasi. Perintah adalah petunjuk atau
penjelasan kerja, serta pertimbangan dan bimbingan, terdapat para pelaku
organisasi yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional, agar
pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar. Dalam pelaksanaannya direction (perintah)
seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling. Jika perintah
yang disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staff, maka
staff pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan
kegiatan organisasi. Sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan cara mejadikan
staff sebagai rekan kerja, serta memberikan reward (penghargaan)
apabila staff bekerja secara baik.
·
Menciptakan
kerjasama yang lebih efisien
·
Mengembangkan
kemampuan & keterampilan staf
·
Menumbuhkan
rasa memiliki & menyukai pekerjaan
·
Mengusahakan
suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf
·
Membuat
organisasi berkembang secara dinamis.
SUMBER:
