Rabu, 06 November 2013

Struktur Organisasi

A.Pengorganisasian Struktur Manajemen

1. Pengertian Struktur Organisasi?
            Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
Struktur Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur organisasi terdiri atas unsur  spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.
2. Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen, meliputi:
·         Struktur Formal
Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.
·         Struktur Informal

Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak SD, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.
3. Cantumkan contoh Struktur Organisasi dari sebuah Perusahaan?

4. Manfaat Struktur Fungsional dan Struktur Divisional?
Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen menurut kesamaan keterampilan dan aktivitas-aktivitas kerja. Dengan struktur fungsional, organisasi membentuk divisi-divisi semi otonom, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Masing-masing divisi mengembangkan strategi tingkat unit bisnis dan memiliki fungsi produksi, pemasaran, akuntansi dan fungsi lainnya. Manajer fungsi melapor pada manajer divisi yang kemudian melapor pada manajer korporat.
Pembagian divisi pada umumnya dilakukan atas dasar produk, geografis, dan pasar/pelanggan. Struktur fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Individu yang memiliki keahlian yang sama dikelompokkan bersama. Struktur fungsional terdiri dari fungsi-fungsi utama organisasi, yaitu: produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia/SDM.
Kelebihan:
·         Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
·         Memusatkan keahlian organisasi
·         Memudahkan manajer dalam melakukan monitoring dan mengevaluasi kinerja karyawan
·         Memerlukan koordinasi internal yang minimum
·         Meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya
·         Sesuai untuk lingkungan yang stabil
Tipe Struktur Fungsional
Mendesain struktur berdasar fungsi-fungsi yang ada dalam suatu organisasi/divisi/sub divisi. Misal fungsi niaga, fungsi SDM dan fungsi teknik. Tipe ini memiliki kelebihan seperti berikut:
·         Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi
·         Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas
·         Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis
Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut:
·         Lingkungan stabil
·         Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi
·         Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional
Namun tipe fungsional juga memiliki sejumlah keterbatasan, seperti :
·         Menekankan pada rutinitas tugas — kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang
·         Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit
·         Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi
·         Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi — dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan
Struktur fungsional – jenis struktur organisasi ini mengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi. Bagan organisasi untuk organisasi berbasis fungsional terdiri dari Vice President, Sales department, Customer Service Department, Engineering atau departemen produksi, departemen Akunting dan Administratif .
Struktur Divisional. Ini adalah jenis struktur yang berdasarkan divisi yang berbeda dalam organisasi.  Struktur-struktur ini dibagi ke dalam: Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan.
1.    Struktur produk – struktur sebuah produk berdasarkan pada pengelolaan karyawan dan kerja yang berdasarkan jenis produk yang berbeda. Jika perusahaan memproduksi tiga jenis produk yang berbeda, mereka akan memiliki tiga divisi yang berbeda untuk produk tersebut.
2.    Struktur pasar – struktur pasar digunakan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan pasar tertentu yang dituju oleh perusahaan. Sebuah perusahaan bisa memiliki 3 pangsa pasar yang digunakan dan berdasarkan struktur ini, maka akan membedakan divisi dalam struktur.
3.    Struktur geografis – organisasi besar memiliki kantor di tempat yang berbeda, misalnya ada zona utara, zona selatan, barat, dan timur. Struktur organisasi mengikuti struktur zona wilayah.
Kelebihan:
·         Lebih mudah dalam pengelolaannya karena memecah organisasi menjadi divisi yang lebih kecil.
·         Memungkinkan pembuatan keputusan strategis yang lebih luas dan konsentrasi penuh pada tugas-tugas.
·         Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.
·         Manajer dapat memilih struktur (produk, geografis, pasar) yang paling sesuai dengan divisinya.
·         Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah, tanggapan yang cepat pada perubahan karena adanya.
5. Kerugian dari Struktur Fungsional dan Struktur Divisional?
·         Struktur Fungsional
ü  Menimbulkan kesulitan dalam komunikasi dan konflik antar fungsi.
ü  Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutan.
ü  Memberikan respon yang lebih lambat terhadap perubahan.
ü  Anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara keseluruhan.
·         Struktur Divisional
ü  Memungkinkan berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.
ü  Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan.
ü  Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi.
ü  Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya  perusahaan.
ü  Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.
ü  Duplikasi sumberdaya lintas divisi.
ü  Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi.
ü  Koordinasi yang buruk lintas divisi.
ü  Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak.
ü  Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan

B. Actuating dalam Manajemen

1. Pengertian Actuating dalam Manajemen?
·         George R. Terry :
“Actuating is setting all members of the group to want to achieve and to strike to achieve the objective willingly and keeping with the managerial planning  and  organizing  effort.” (Pengarahan  adalah  membuat  semua anggota  kelompok  agar  mau  bekerjasama  dan  bekerja  secara  ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian). 
·         Harold Koontz & Cyril O’Donnel :
Directing  and  leading  are  the interpersonal aspec of  commanding by which subordinate are  led  to understand  and contribute  effectively and   efficiency  to  the  attainment  of  enterprise objectives.”
(Pengarahan adalah  hubungan  antara  aspek-aspek  individual  yang  ditimbulkan  oleh adanya  pengaturan  terhadap  bawahan-bawahan  untuk  dapat  dipahami dan  pembagian  pekerjaan  yang  efektif  untuk  tujuan  perusahaan  yang nyata). 
·         Malayu Hasibuan (2004:183) :
“Pengarahan  adalah  mengarahkan  semua  karyawan  agar  mau  bekerjasama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan perusahaan.” 
·         Siagian (1996:128) : 
“Penggerakkan (motivating) adalah keseluruhan proses pemberian motif bekerja  kepada  para  bawahan  sedemikian  rupa  sehingga  mereka  mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.” 
2. Pentingnya Actuating dalam Manajemen?
            Fungsi Actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakkan seluruh potensi sumber daya manusia dan non-manusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang harus dioptimalkan unyuk mencapai visi, misi, dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlan dan kompetensi masng-masing SDM untuk mencapai visi, misi, dan program kerja oranisasi yang telah ditetapkan.
3. Prinsip Actuting dalam Manajemen?
            Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pemimpin perusahaan dalam melakukan pengarahan yaitu:
·         Prinsip mengarah pada tujuan
·         Prinsip keharmonisan dengan tujuan
·         Prinsip kesatuan komando
4. Jelaskan pentingnya mencapai Actuating Managerial yang Efektif?
            Dalam memimpin ada kegiatan direction (perintah) dan motivasi. Perintah adalah petunjuk atau penjelasan kerja, serta pertimbangan dan bimbingan, terdapat para pelaku organisasi yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional, agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar. Dalam pelaksanaannya direction (perintah) seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling. Jika perintah yang disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staff, maka staff pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan cara mejadikan staff sebagai rekan kerja, serta memberikan reward (penghargaan) apabila staff bekerja secara baik.
·         Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
·         Mengembangkan kemampuan & keterampilan staf
·         Menumbuhkan rasa memiliki & menyukai pekerjaan
·         Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf
·         Membuat organisasi berkembang secara dinamis.


SUMBER: